Requisitos para Apostillar Documentos en Venezuela

Tiempo, dinero y cansancio es lo que creemos que es el sinónimo de requisitos para apostillar documentos en Venezuela. Tal vez sea algo engorroso uno que otro proceso, pero al tener las ideas claras y un cronograma de actividades se puede tener un final feliz. Veamos.

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Requisitos para apostillar documentos y no desfallecer

Todo objetivo o meta trae consigo una carga de esfuerzos e inversiones considerables por lograrlos. Una gran cantidad de jóvenes han tomado la decisión desde hace algunos años de dejar su patria. Independientemente de las razones que lo llevan a esa misión, el proceso a veces se torna un tanto fastidioso.

Solo pensar en la palabra apostilla sumado con la de documentos resulta ya para muchos un dolor de cabeza. Sabemos que siempre han existido los gestores; se trata de un personal que tiene contactos en todas partes, sabe de los procesos y las maneras y actúa como si nada estuviera pasando. Evidentemente a cambio exige sus honorarios profesionales, porque todo ese conocimiento y proceso tiene un costo.

Pero si no tenemos cómo pagar por esos servicios nos toca enfocarnos, centrarnos y buscar orientación. Lo primero que necesitamos saber es cuáles son los requisitos para apostillar nuestros documentos y saber también a qué institución acudir sin perder la paciencia.

¿Cómo no perder la paciencia en los procesos de apostillar documentos en Venezuela? Si se puede siempre y cuando estemos ubicados y hagamos una lista de tareas.

Información verificada

Puedes leer y navegar para instruirte de cuáles son los pasos a seguir y conocer cuáles son los requisitos para apostillar los documentos. Pero debes evitar caer en chismes, escuchar comentarios malsanos o pagar a gestores pocos confiables. Esto hará que pierdas el tiempo. Debes recorrer las páginas oficiales, leer comentarios y asistir a las oficinas para corroborar todos los procesos.

Apostillar y su significado

La apostilla viene como resultado de convenio de países para simplificar métodos de legalización para que un documento que sea emitido pueda ser aceptado. Antes de la apostilla se manejaba lo que eran las legalizaciones consulares, pero eran procesos burocráticos que ameritaba la firma de la embajada del país donde se introducían los documentos.

Pero este proceso tan largo se resumió a la apostilla. En algunos países si se van a recibir documentos de Estados Unidos se necesita esta apostilla. Igualmente, en Estados Unidos para aceptar documentos debe cumplir con los requisitos para apostillar.

En líneas generales, la apostilla se trata de un documento que expide el Estado en el que fue emitido el papel original. Certifica que el funcionario que firmó el documento es un funcionario activo. Este proceso de la cita es otorgado en Venezuela por el Servicio Autónomo de Registro y Notarías. (SAREN)

Dicho documento se puede presentar en Argentina, España, México y Estados Unidos, y demás países miembros de La Haya y será reconocido y aceptado. Cada estado presentará la apostilla de forma distinta, pero en general es lo mismo. Físicamente es un papel que se adjunta al documento original para certificar que quien forma el documento es efectivamente un funcionario en funciones.

Legalizar documentos

Uno de los requisitos para apostillar cualquier tipo de documentos, es que dicho papel esté previamente legalizado. ¿Cómo se hace esto? Esto significa que el documento que nos entregó X institución debe contar con la legitimidad como documento público y debe ir respaldado por las autoridades correspondientes. Esto le da el poder que se necesita para el siguiente paso como requisito para apostillar.

Los documentos que deben ser legalizados realmente son la mayoría de la educación básica, superior, personales, los de matrimonio, diplomados, notas, entre otros no menos importante. Si se trata de legalizar papeles de educación superior, el portal como se explicó anteriormente es el de Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria, Ciencia y Tecnología y el sistema es el de Gestión de Trámites Universitarios.

Se debe tener un registro en este portal y para las legalizaciones y sus respectivas citas entonces se necesitan la cédula laminada y una copia por lo menos, imprimir el comprobante de la cita emitido por el GTU y disponer de 0.5 UT en timbres fiscales.

¿Cómo llegar al MPPEUCT?

Como este es uno de los primeros pasos en la lista de diligencias para cumplir con los requisitos para apostillar los documentos, entonces explicaremos cómo llegar. Si bajamos en el terminal de La Bandera, caminamos hasta la estación más cercana y abordamos rumbo a la estación La Hoyada. La oficina de legalizaciones queda la planta baja en la sede del CNU- OPSU, y esto es en la parroquia Catedral del municipio Libertador en Caracas.

Se ubica en la calle Este 2 entre las esquinas Dr Paúl y Salvador de León.

Algunos tips

Lo que veremos a continuación son algunos buenos consejos que se deben tomar en cuenta antes de iniciar un proceso y evitar invertir en pastillas para dolor de cabeza. El sitio para estos procesos de apostilla es el www.mppre.org.ve y su horario es desde las seis de la tarde hasta las seis de la mañana. Si se trata de los fines de semana puedes ingresar desde muy temprano hasta muy tarde sin problemas. Es recomendable utilizar los navegadores Firefox y Mozilla.

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Si para el día de la cita no puedes ir, sino que envías a un representante, puedes tramitar solo 12 documentos, cuando la página indica que son 15 si lo haces personalmente. Por cada documento que precises apostillar debes consignar 0.4 U.T en timbres fiscales que son adquiridos en la misma institución. El personal de atención al público está de 8 de la mañana a 12 del día. Son dos planillas por cita que deben presentarse.

¿Qué documentos se apostillan?

Para apostillar documentos en Venezuela es importante para nuestra cultura general tener una idea que cuáles son si nuestro plan es cambiarnos de país:

  • Notas certificadas de bachillerato
  • Notas certificadas de universidad
  • Menciones honoríficas
  • Actas de nacimiento
  • Actas de matrimonio
  • Carta de soltería
  • Título de bachiller
  • Antecedentes penales
  • Actas de grado

Ahora para saber los requisitos para apostillar o legalizar estos documentos, iremos por paso.

Legalización y apostilla de documentos de universidad

El sistema de Gestión de Trámites Universitarios (GTU) es el ente por el que se hace el proceso de legalización. Mientras que el Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria, Ciencia y Tecnología es la página que debe ser visitada en primera instancia para que a través del Sistema Virtual se haga el proceso de los trámites.

El Ministerio del Poder Popular para las Relación Exteriores es el organismo que acredita las apostillas, es el que directamente se encarga de Apostillar título universitario.

Deben estar debidamente firmados y sellados los documentos por el representante de la rectoría del instituto en el que cursaron los estudios.

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Para diplomados

En este caso, el interesado en saber cuáles son los requisitos para apostillar documentos relacionados con diplomados, debe acudir a la oficina del Registro Principal de su zona.

El pergamino que se entrega que certifica la culminación del diplomado debe llevarse al Registro Principal. Junto a esto, debe consignarse una hoja en blanco parecida a la de papel sellado, los timbres fiscales equivalentes a 0.4 UT. Ingresar a la página del MPPRE, registrarse y solicitar la cita. Una vez esto, se cargan los documentos en cuestión y se imprime la planilla dos veces.

Para actas

Los Requisitos para apostillar un acta de nacimiento, de matrimonio, de defunción y soltería, de igual forma son legalizados por el Registro Principal.

Para bachillerato

Se entiende que para trasladarse por trabajo o estudios fuera del territorio venezolano, los documentos de bachillerato deben estar apostillados para que reciban la certificación en el país receptor. Entonces deben acudir a la Zona Educativa inicialmente para legalizar tanto el título de bachiller como las notas y el fondo negro del título.

Requisitos para apostillar los antecedentes penales

La página de Certificación Internacional http://certificacioninternacional.mijp.gob.ve es el que emite este documento para certificar que el ciudadano es libre de pecado, es decir, no posee registro criminal en ningún centro penal del país de origen.

Una vez obtenido, se busca en el portal http://legalizacionve.mppre.gob.ve los requisitos para apostillar este documento.

Pero es importante este comentario a continuación. En cuanto a los antecedentes, la página agregó un botón para la apostilla electrónica del antecedente. Anteriormente cuando se tiene una cita presencial tomada no dejaba pedir la apostilla electrónica porque esto es distinto a la cita presencial. Es un procedimiento aparte. Ahora se puede pedir la cita presencial sin inconvenientes.

Requisitos para apostillar título universitario

Para título de bachiller es otro procedimiento, casi igual. Solo que para el bachiller incluye la legalización por la zona educativa. Se sabe que el proceso de confinamiento debido a la pandemia que se vive desde marzo de 2019 se han presentado algunos retrasos en las instituciones. Estas no han querido procesar solicitudes de apostilla más que las que se re agendaron o que ya tenían su cita.

Los que hagan su solicitud de apostilla tanto en Venezuela como en los países que están apostillando, hay que tener en cuenta que no todos los países están haciendo este proceso. Pero más adelante veremos los países que están en proceso de apostilla según el convenio.

Para apostillar el título universitario y otros documentos deben pasar primero por el GTU. Las cuentas de Twitter del Ministerio de Relaciones Exteriores indican que siguen activos. Sin embargo, los servicios consulares señalaron hace algún tiempo que el sistema de validación de gestiones y trámites universitarios se encuentra paralizado.

Proceso pausado, pero la insistencia premia  

Pero todo es cuestión de entrar a la cuenta de citas virtuales del GTU cada cierto tiempo o todos los días. Actualmente indica que está caída.

Una vez que se legalice el título llega al correo electrónico un documento que señala lo que es la certificación electrónica de firma de autoridad. Este es el documento de legalización del GTU. Aparece la institución en la que se estudió, la firma, el timbre fiscal, cédula, fecha, así como el número de serial y el nombre del funcionario que firma.

Haremos un recorrido resumido de cómo sería entrar a la página del Ministerio de Relaciones Exteriores y el llenado de los requisitos para apostillar. Una vez tener esto se procede a los requisitos para apostillar.

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  • Se entra al portal del ministerio de Relaciones exteriores.
  • Se introduce la cédula de identidad y se le da a consultar
  • Se redirige a la página. Una vez que entra dirá iniciar sesión y registrarse. Hacer el registro no es complicado.
  • Se inicia sesión y se solidita el correo electrónico y la contraseña.
  • Una vez entrar a la página aparecen unos campos que deben ser llenados, el perfil, el representante, hijos
  • Para cargar el documento para solicitar la cita, pulsar Documentos y una vez allí indica agregar y registrar y otros datos.

Para la apostilla que es un documento electrónico indicará en la esquina superior derecha el estatus del proceso.

Un error incurre en retrasos

Es importante indicar que lo que son documentos no electrónicos son la partida de nacimiento, título universitario y afines es de manera presencial. Los únicos documentos electrónicos son la carta consular y los antecedentes penales.

La página dará el mensaje de que solo se podrán apostillar 15 documentos públicos por cita.

Continuando con el proceso, se busca el país en el que se está solicitando la apostilla. En la zona de categoría se coloca Educación y en subcategoría se coloca es básica y universitaria. Es importante saber si el título se va a presentar en pergamino seleccionar la opción que lo indica así.

En cuanto a la fecha de expedición se coloca la que indica el documento que llegó en el correo electrónico que se mencionó anteriormente. Es vital que se copien todos los números tal cual porque de haber un error podría incurrir en retrasos. En la pestaña de órgano emisor tiene la alternativa automática del MPPEU.

En la zona de suscriptor debe buscarse este dato en el mismo documento en el correo electrónico. Luego de todo esto se pulsa Registrar y se abren las ventanas de solicitar cita.

Para notas certificadas

Como estamos haciendo un recorrido por los requisitos para apostillar documentos en Venezuela, continuamos ahora con el de las notas certificadas universitarias. Esta apostilla del documento en cuestión permitirá que puedas cursar otros estudios en el país en el que te mudes. Hay que toma en cuenta que deben estar expuestas correctamente las firmas de las autoridades universitaria. Para ello necesitarás:

  • Dichas notas firmadas por las autoridades de la institución y registradas en el Registro Principal.
  • Tramitar la cita electrónica
  • Haber cancelado las 0.4 UT en timbres fiscales

Para Pensum de estudios  

Para este documento es prácticamente el mismo trámite del anterior. Debemos tener sumo cuidado con las firmas de las tres autoridades de la institución y que todo esté en orden correctamente.

  • Consignar las notas certificadas debidamente registradas
  • Solicitar la cita electrónica
  • Pendiente de comprar 0.4 UT en timbres fiscales. Recordemos que las venden en las instalaciones de los ministerios correspondientes.
  • Si envía a un representante para este proceso, es importante que presente la autorización previamente notariada.

La apostilla para los programas universitarios se realiza de la misma manera que las dos anteriores. Es decir, las notas certificadas originales, respaldadas con las firmas correspondientes, solicitar la cita por la página, adquirir los timbres fiscales, que siempre son el mismo monto y no olvidar la autorización si envía a alguien.

Para la partida de nacimiento

La partida de nacimiento, como todos saben, es el primer papel importante que nos certifica como ciudadanos de una nación. Manifiesta la fecha, la hora y el lugar en el que nacimos. Entonces este documento nunca debe quedar por fuera. Para la apostilla de la partida de nacimiento lo que debemos consignar es lo siguiente:

  • Debe estar firmada y sellada por los institutos que corresponden
  • Legalizar el documento.
  • Presentarlo original
  • Consignar 0.4 UT por cada uno de los documentos

Para el acta de matrimonio

En primer lugar, debes asistir al Registro civil y solicitar el acta original de matrimonio y aprovechando la oportunidad se sacan copias para evitar luego inconvenientes por cualquier razón. Debe hacerse la legalización, luego se saca la cita y se compran los timbres fiscales, que corresponde igualmente a 0.4 UT.

Mientras tanto, para el acta de soltería, la persona interesada debe solicitar la planilla en la página del mppre e imprimirla. Solicitar la cita y llevar el comprobante junto con los documentos.

Esta carta de soltería también entra en los documentos que deben ser apostillados si decidimos irnos del país en el que nacimos. Esto por el hecho de si decidimos casarnos. Es uno de los primeros documentos que nos solicitarán para contraer matrimonio. Es mejor estar listos y evitar retrasos o gastos innecesarios.

Países que solicitan requisitos para apostillar

Cuando planeamos una huida por la derecha, sabemos que tenemos en mente el país a donde deseamos emprender una nueva vida. O tal vez tenemos ya un plan y una empresa en otro país solicita de nuestros servicios. Entonces debemos activarnos y empezar a recaudar todos estos documentos con tiempo. Pero vamos a ver qué países solicitan la apostilla de documentos.

Vamos a alistarlos por el orden alfabético: Albania, Argentina y Australia, Bielorrusia, Boznia y Brazil, Canadá, Chile, China y Colombia, Ecuador, Estados Unidos, Estonia y Egipto, Georgia, Islandia e Israel, Japón, Jordania, Macedonia, Malasia, Morruecos, México y Mónaco, Noruega y Nueva Zelandia, Panamá, Paraguay y Perú, República de Corea y Rusia, Serbia y Montenegro, Sri Lanka, Sudáfrica, Suiza y Surinan, Turquía, Ucrania Unión Europea, Uruguay y Venezuela.

Tips del MPPRE 

Algo bien importante además de indagar y leer hasta el final cualquier portal para saber los requisitos para apostillar, es conocer las funciones del organismo al que accedemos virtual y físicamente. Se trata del Ministerio del Poder Popular para las Relaciones Exteriores. Debemos primero ingresar a su portal y registrarnos para futuros ingresos y los trámites de cualquier documento.

Debemos memorizar o anotar en nuestra agenda el correo y la contraseña para no vernos en la necesidad de solicitar cada rato la restauración de la contraseña. Este proceso puede sí ser un tanto engorroso, porque a veces la página tarda mucho para enviarnos el código. Para el registro debemos tener a la mano además de la cédula de identidad, el pasaporte o el número de Rif, si no es que los sabemos de memoria.

Terminación de cédula

En la página principal de este ministerio se ubica la franja que señala Documentos para apostillar. Cuando estamos ya con todos los documentos en mano listos para hacer la solicitud de la cita, tengamos en cuenta que esto será asignado dependiendo de la terminación del número de cédula. Es lo mismo que se aplica para cualquier otro proceso independientemente de documentos o no. Es una manera de ordenar la atención de los ciudadanos.

Es decir, para los lunes está establecida la atención para los terminales 0 y 1, los martes corresponden a los 2 y 3, miércoles para 4 y 5, los jueves será para atender a los terminales 6 y 7 y el viernes para los de 8 y 9. Los fines de semana se ponen más interesantes, porque la página indica que serán atendidos los sábados los terminales 0, 1, 2, 3 y 4 y los domingos quedan para el resto; 5, 6, 7, 8 y 9 para ingresar al sistema y poder apostillar posteriormente los documentos previstos.

Para los trámites debemos disponer de algo de dinero para la compra de los timbres fiscales que en la mayoría de las veces cada sello corresponde a 0.4 UT. Tal cual lo hemos reseñado en los requisitos para apostillar.

Si la cita llega después

Puede ocurrir que tenemos la fecha del viaje con boleto comprado y todo, pero la cita de la apostilla llega días después. Como todo tiene solución en esta vida, en este caso también la hay. Lo que debemos hacer es imprimir la planilla por doble tanda y acercarse al MPPRE tres días exactamente antes de la fecha del boleto lo más temprano posible para asegurar ser atendido y no perder el viaje en todos los aspectos.

Al ser atendido por algún funcionario debe entregársele el boleto que muestre la fecha del viaje, el comprobante de la cita para que se haga la comparativa y los documentos que deben ser apostillados. De inmediato si todo está en orden, el funcionario le indicará al interesado que la entrega se hace en el lapso de un día hábil. No hay que perder esperanzas.

¿Cómo llegar al MPPRE?

Todo aquel que vive en la zona de la Gran Caracas sabe cómo llegar al MPPRE porque conoce su tierra. Pero aquellos que son del interior tal vez se haga un tanto complicado las direcciones. Aquí decimos que al llegar al terminal de La Bandera caminamos un poco y abordamos el metro hasta la estación Capitolio. Buscamos la Esquina La Bolsa, que no hay caraqueño que no sepa dónde queda, y caminamos calle arriba tres cuadras aproximadamente.

Ya llegando a la tercera cruzamos a la izquierda, vemos el correo de Carmelitas y podemos divisar la puerta del ministerio en la avenida Urdaneta.

El funcionario en la puerta nos pedirá información y debemos mostrarle la planilla y demás documentos para que sepa nuestra misión del día.

En la web tanto escritos como en videos existe un sin fin de contenido para buscar la información pertinente al caso de los requisitos para apostillar documentos en Venezuela. Algunos más sencillos que otros pero en esencia se pueden comparar y comenzar con las diligencias.

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