¿Cómo Hacer una Conferencia Paso a Paso?, Consejos y Más

Si tienes algún tema del cual te gustaría conversar con otras personas, pero no tienes ni la menor idea de ¿cómo hacer una conferencia? no te preocupes demasiado, pues a lo largo del artículo descubrirás todo lo que necesitas para desarrollar una charla de éxito.

¿Qué es una conferencia?

Se trata de una charla entre un grupo de personas, las cuales se dividen en ponentes y audiencia. En ella se abordan puntos específicos con el fin de llegar a un debate, estos pueden ser desde la promoción de una marca o simplemente un tópico a desarrollar. Su intención es que en la medida que la discusión avance se compartan los diferentes puntos de vista. Al finalizar, tanto espectador como ponente hayan logrado nutrirse de conocimiento.

Son muchas las personas con Emprendimientos exitosos que han dado a conocer sus iniciativas por medio de estos eventos. Además, no importa ni el sector, producto o servicio que se ofrezca, siempre y cuando tenga fines publicitarios las temáticas a desarrollar serán infinitas.

Por lo general, muchas personas se encuentran familiarizadas con las conferencias, ya sea por medios digitales o porque han asistido personalmente. Pero quienes no, un ejemplo de conferencia común son los seminarios realizados entre grupos religiosos, discursos presidenciales, prácticas de oratoria académicas, entre otras.

Para asegurar el éxito de una charla es necesario que cada expositor se encuentre en sintonía con el contenido a desglosar. De tal modo, se propone construir una presentación con las bases necesarias para que el mensaje pueda ser correctamente trasmitido. Además, un punto a favor son las rondas de preguntas, perfectas para fomentar el debate y brindar un clima distinto durante toda la presentación.

Cuando se empezaron a estilar este tipo de reuniones, no existía la tecnología de hoy en día. En aquellos tiempos era preciso realizar una reunión por semana sobre algún tema de carácter público. Sin embargo, actualmente gracias a los avances del internet se puede implementar del mismo modo, pero desde diferentes partes del mundo con videoconferencias.

Cómo hacer una conferencia definición

¿Cómo se hace una conferencia?

Ahora bien, si luego de conocer un poco acerca de que se tratan dichas charlas te has animado a presentar una, pero no sabes ¿Cómo se realiza una conferencia? ¡descuida! porque los siguientes puntos serán de mucha ayuda.

Toma en cuenta la audiencia

El público siempre será un factor fundamental durante las presentaciones, puesto que se trabaja en pro de ellos. Siendo así, lo primero que debe hacer el organizador es identificar un público objetivo mediante el contexto, es decir, el campo de desarrollo pudiendo ser académico, político, biológico, entre otros. Igualmente, la actividad a realizar como una apertura de curso, presentación de un nuevo partido político, exhibición de un fenómeno científico, en fin son muchos los temas que se pueden abarcar.

Otra parte esencial es la dinámica y el cómo utilices el espacio, pues la intención principal es captar su atención. Si bien es cierto, se logra eligiendo a las personas según el tema a exponer, pero como con frecuencia ocurre se pueden aburrir si no tienes ciertas pausas, incluyes al público en la conversación, te mantienes tras el atril todo el tiempo y lees únicamente un documento. Estas son solo algunas cosas que hacen al espectador perder el sentido del discurso.

Cabe destacar que no siempre las pautas anteriores son las más idóneas, ya que en ciertas ocasiones es necesaria seguir un protocolo riguroso por el tipo de argumentación. No obstante, al definir su audiencia sabrá cómo implementar Dinámicas de integración, por lo usual, utilizar un micrófono de mano que permita moverte por todo el escenario, realizar preguntas directas e indirectas, contar alguna anécdota referente a la discusión o simplemente manteniendo un semblante vivaz.

Además, para un público será más memorable una conferencia en la cual no solo aprendieron, sino que además disfrutaron. De hecho, puedes adaptar hasta la imagen personal e incluir algunos coloquios.

Cómo hacer una conferencia audiencia

Distribuye el contenido

Ser concisos con las ideas a trasmitir garantiza el éxito de la charla, por lo cual, ser cuidadoso con la cohesión entre las partes de la conferencia será lo mejor. Normalmente, en este tipo de evento suelen haber dos extremos que no son completamente favorables.

  • Simplificar mucho

Para hacer una conferencia bien sustentada lo mejor es hablar de lo que se sabe, no inventar o argumentar algo de lo cual no se está completamente seguro. La clave está en buscar un tema que domines y que, además, te preparares con antelación. De la misma forma, nunca dejes de investigar sobre el contenido, ya que siempre pueden aparecer nuevos cambios.

Algo que habla muy bien de un ponente, es la capacidad para tratar temas que no sean de su interés, pero que aplicando técnicas consiga comunicar exitosamente el mensaje. Por otra parte, ten presente que simplificando en exceso solo haces que la información emitida sea meramente superficial. Obteniendo como resultado un público insatisfecho e incluso aludido por predisponer su capacidad de análisis y retentiva.

  • Simplificar poco

Hallar un tema con el cual puedas sintonizar es maravilloso, pues adquieres más confianza que permite un mejor desenvolvimiento. Sin embargo, no lo notas, pero la audiencia se está abrumando con tanto y debes solucionarlo. Así que minimiza ciertos puntos que estén demás o que fácilmente se puedan encontrar en internet o libros, recuerda que eres el expositor y quién mejor para hacerlo. En su lugar, haz pequeñas acotaciones o recomienda autores.

Prioriza las ideas

Es ideal que desde el instante que comiences el discurso dejes en claro las ideas a transmitir, por lo tanto, determina al menos tres principales con un orden cronológico. De esta manera, podrás adaptar tanto la estructura a cualquier ámbito. Acopla las ideas como un título principal, así la intención perdurara a lo largo de la explicación. Luego, manifiesta los posibles argumentos sustentados con una fuente real y procurando que no sean repetitivos.

Cómo hacer una conferencia priorizar ideas

En este punto, puedes hacer uso de vídeos, gráficos, hechos históricos, encuestas, emociones, según sea el caso.

Cabe destacar que puedes tener un contenido muy bueno, pero si no lo sabes aprovechar ni mucho menos expresar se pierde el sentido. Inclusive, es posible que en otras oportunidades la audiencia se vuelva renuente al tema. Es por ello, que debes prevenir que tanto en las palabras como gestos se perciba la intención. Utiliza las emociones a favor del proyecto, ya que logras en mayor grado la atención del público. Cuando concluyas, asegúrate de reafirmar y siempre justificar lo dicho, así harás con las siguientes.

Un inicio y cierre memorables

En este punto descubres Cómo desarrollar la creatividad al máximo, dado que puedes encantar o desagradar a la audiencia con la primera impresión. Si bien, es razón suficiente para preparar una entrada y salida exitosa, por lo que, emplear la técnica de una historia es interesante para los oyentes. Aún más, si se trata de una experiencia personal con relación al tema expuesto, pero asegúrate de tener una buena estructura y enfocarte en la idea central.

Para el cierre concéntrate que sea memorable para quien lo escuche, así que un resumen de lo anteriormente expuesto junto con alguna dinámica es conveniente. De hecho, puedes hacer que la audiencia participe en la misma, invitándola al escenario o dirigiéndote a ellos.

Usa libremente el espacio

Tal cual como en el primer punto se menciona, utiliza de manera prudente el espacio que te otorgan. Independientemente, si es una sala, salón pequeño o escenario traspasas una barrera con el público cuando te desplazas de forma estratégica. Asimismo, transformando y acoplando ese espacio como el contenido a desarrollar.

Es muy importante practicar hacia qué dirección se moverá, cuándo y cómo lo hará. A veces improvisar es lo justo, pero en esta ocasión no es recomendable. Debido a que requieres movimientos sutiles en algunas partes donde la conversación se vuelve algo aburrida. También, incluir los brazos y manos ya sea para imitar o señalar acciones mantiene concentrado al público.

Estas simples técnicas mejoran la comunicación, ya que las personas enfatizan en el contenido y es poco probable que se pierda la atención siquiera un segundo.

Utiliza recursos con argumentos complejos

Se vuelve a tocar el punto de simplificación del contenido, quienes asisten al evento esperan recibir el mayor conocimiento posible, así que siendo el ponente debes proporcionarlo de manera eficiente. Las personas asisten con la finalidad de conocer lo que no se consigue con tanta facilidad en internet, libros y revistas. Además, demuestran que tienen una mente abierta al acudir a un recinto para escuchar una opinión diferente a la propia.

En una sección del discurso llegara el momento de enfrentar argumentaciones difíciles, en las cuales no podrás recortar nada porque si no el mensaje quedara mal transmitido. Para estos casos dispón de recursos adecuados a la explicación, pudiendo ser medios audiovisuales como fotos, vídeos, tablas comparativas, datos relevantes, gráficas, citas, todo esto apoyado en una presentación.

Por otra parte, también puedes hacer uso de organigramas, dado que es una forma de resumir la información para el expositor. Esto no implica restarle conocimiento al receptor, más bien, es una manera de recordar los puntos importantes. Adicional, se pueden utilizar formas, iconos, simbología del color, en sí, elementos que simplifiquen su dificultad.

Durante estas argumentaciones es ineludible tomar un tono de voz intenso, es decir, que se pueda sentir en cada esquina del oratorio cuán compleja es la situación. En muchos campos esta técnica es utilizada para las conferencias, haciendo seria esa sección del discurso. Una vez completa, es recomendable no salirse bruscamente sino de apoco respirando hondo, contando chistes o mirando fijamente a quienes tiene adelante. Sin duda fortalece la conexión con el público.

No intentes imitar

No te conviertes en un orador perfecto de la noche a la mañana, para ello necesitas practicar arduamente. Así que simplemente hazlo cómodo para ti, sé natural y utiliza un lenguaje sencillo que sea entendible para el oyente. De este modo, podrás simpatizar con la audiencia sin mucho esfuerzo.

Jamás intentes simular el habla o caminata de otra persona en el escenario, ya que no te verás natural ni mucho menos serás genuino. El chiste esta en ser tú mismo, pues la audiencia valora los expositores honestos, además, favorece a la conexión entre ambos. Un consejo es que al redactar el discurso primero pienses en el oyente y luego en ti, asimismo, buscar un método que funcione para expresar mejor las ideas.

Adopta una postura corporal

La manera en que mueves las manos, brazos, piernas, pies e incluso cómo inclinas la cabeza es una forma de comunicación con el público. Además, tiene relación con el uso del espacio en escena. Ciertamente, no es fácil estar tranquilo en una presentación, los nervios atacan, pero es necesario hacer un esfuerzo.

Evita quedarte tras el soporte todo el tiempo, en su lugar toma una postura erguida y camina con seguridad por la tarima. Para esto práctica frente algún espejo una posición inicial, mientras lee el discurso y trata de cambiar sutilmente la postura. A su vez, volverás por momentos a esa primera posición. Esta técnica es idónea, pues sabes que muestras al público y obtienes mayor control sobre ello.

Toma en cuenta que la postura introductoria debe ser relajada, así que puedes dejar ambos brazos abajo o alzar uno e iniciar el conversatorio moviendo suavemente la mano. Adicional, mantén una mirada firme procurando visualizar a todos los espectadores.

Visualiza la conferencia

Sin dudas es lo más recomendable, imagina con cada detalle el día de la presentación. Si es el caso que no conoces la locación, puedes buscar imágenes del lugar y empezar familiarizarte un poco. Igualmente, piensa en cómo dirás cada una de las líneas, el tono, gestos, silencios intermedios, algún chiste para romper el hielo. Recuerda que todas las partes que compongan un discurso cuentan desde la entrada al cierre.

Imagina cómo realizaras la ronda de preguntas, si iras directo a un participante en la audiencia o lo invitaras contigo al escenario. En definitiva, la visualización es la mejor herramienta para adquirir confianza y que los posibles nervios se alejen. Por lo tanto, confía en ti y la capacidad que tienes de dominar el tema, esa es el arma más poderosa para arrasar en la conferencia.

Tips adicionales para una conferencia

  • La duración del evento es súper importante, pues no querrás que los espectadores se vuelvan hostiles. Por ello, elabora un horario acorde al contenido procurando que el mismo, no se torne repetitivo.
  • Fabrica y distribuye un manual entre los conferenciantes que incluya datos relevantes como ubicación, descripción del lugar, público objetivo, información de otros ponentes o cualquier detalle que consideres importante.
  • Procura contactar con antelación a los participantes del evento, así hacen un espacio en la agenda para la conferencia.
  • No interrumpas la forma en que desarrollan el contenido, ya que si los seleccionaste fue por algo. Sin embargo, realizar algunas acotaciones prudentes para mejorar la dinámica no caen mal.
  • Los breaks son justos y necesarios, nadie disfruta un evento saturado de información sin al menos un tiempo para estirar el cuerpo, tomar agua o ir por un snack.
  • Asegúrate de facilitar las diligencias de los ponentes, esto desde el viaje, hospedaje y transporte. Tomando en consideración la ubicación del evento.
  • Realiza ensayos previos con el equipo técnico para verificar que los dispositivos funcionen correctamente. Sin olvidar las presentaciones digitales de los expositores.
  • Utiliza las redes sociales para compartir los alcances del conversatorio, así promocionas, vendes ventradas y ganas más público para próximas entregas.
  • Sigue en contacto con los expositores, agradece su participación y tómalos en cuenta para oportunidades futuras. Del mismo modo, comparte con la audiencia recopilando su opinión acerca del evento.

¿Cómo organizar una conferencia?

Si deseas aprender cómo se organiza una conferencia paso a paso, estas en el lugar indicado. Así que busca un cuaderno, lápiz y comienza a tomar nota de lo que necesitas.

Paso 1: comienza temprano

Si quieres asegurar el éxito de la charla planearla con antelación es lo recomendado. De hecho, los mejores organizadores lo hacen con un año de anticipación. Esto porque se debe reservar el espacio, contratar servicio de comida, pasajes de avión, hospedaje, los expositores, todo con meses de adelanto.

Paso 2: crea una comisión

Al formarlo aligeras la carga con futuros dolores de cabeza, por ello, busca personas con liderazgo y responsabilidad que deseen tanto como tú llevar a cabo un conversatorio triunfante. Además, procura incluir especialistas como publicistas, planificadores, entre otros, por supuesto si tienes la disponibilidad económica. De no ser así, apóyate en compañeros que les gusten este tipo de eventos.

Paso 3: anota los objetivos propuestos

Plasma en una agenda lo que esperas lograr con el proyecto, así podrás determinar los puntos y decisiones importantes a lo largo del proceso. También, es una excelente herramienta para saber qué y cómo transmitir la idea principal. Si es la primera vez que organizas un evento de este calibre, sé consiente de elaborar un plan acorde a la situación.

Paso 4: escoge ciudad y fecha

Aquí hace falta tener en claro cuánto tiempo tardaras en planificar el evento. Una vez hecho, escoge una fecha en que la audiencia y los ponentes estén disponibles. Con respecto al destino, lo mejor es llevarlo a cabo en la misma región del organizador, esta debe contar con acceso cercano de aeropuertos, posadas y turismo para aumentar los deseos de las personas por asistir.

Paso 5: elige un nombre para la conferencia

Elige un título que manifieste el sentimiento de la plática para comenzar a trabajar en pro del mismo. Igualmente, servirá para darle promoción a través de las plataformas digitales y sociales.

Paso 6: elabora un prepuesto

Arma un presupuesto con todo lo que necesitas, excluye del mismo las excentricidades que no vienen al caso del conversatorio. Después, emprende una búsqueda con precios accesibles e inicia su compra, ten presente que los materiales y pago de oradores se incluye.

Apóyate en los colaborados que más se ajusten al límite monetario, aunque existe la posibilidad de ser patrocinado por alguna marca. Esta ayudara con parte de los gastos de la reunión a cambio de publicidad y un espacio en escena.

Paso 7: pon un precio a la conferencia

En su gran mayoría estos eventos son gratuitos, pero en ciertas ocasiones se paga un precio. Si realizas un evento sencillo donde no requieras gastar casi nada, la admisión libre es lo ideal. En cambio, si el evento implica gastos de comida, hospedaje, material de apoyo, entre lo demás, las deducciones por porcentajes son necesarias.

Paso 8: consigue un local apto

A la hora de buscar espacios para la presentación, ten presente la cantidad de personas que asistirán al evento, su cercanía a posadas y líneas de transporte. La idea es encontrar una sala cómoda y próxima para quienes asistan, de hecho, puedes investigar acerca de lugares especialmente dedicados a este tipo de eventos.

Paso 9: prepara un menú decente

A nadie le gusta pasar todo un día sin comer o beber algo, por ello, contrata un servicio que oferte desayuno, almuerzo y meriendas. Aunque, también puedes averiguar si el sitio escogido para la reunión brinda un servicio parecido. Otro aspecto a considerar son las posibles restricciones alimenticias de quienes asistan, por lo cual, un local que planifique menús variados para todo tipo de personas es todavía mejor.

Paso 10: recorre las instalaciones

En la medida que se realicen nuevas actividades es recomendable hacer un mini recorrido para verificar que todo esté en su debido lugar. El día antes de la presentación has una revisión final con el equipo completo.

Paso 11: planea el programa

Como en un comienzo se explicó, procura coordinar correcta y estratégicamente el contenido, recuerda que es la razón principal de organizar el conversatorio. Si divides por secciones los discursos de cada ponente será menos pesado para el público, para ello, implementa pausas breves.

Paso 12: Busca líderes y selecciona participantes

Identifica cuáles son los espectadores más idóneos para participar en la charla, bien sea académico, económico, científico, o tecnológico. A su vez, busca expositores especializados en el tema seleccionado, pero cerciórate de contar con un principal que atraiga gente.

Paso 13: diseña una página web

Crear un sitio web brinda muchas oportunidades en el mundo actual, puesto que obtienes presencia digital. Además, puedes colocar aquella información relevante sobre los eventos que realices, horarios, tópicos más relevantes y hasta los ponentes que han trabajado contigo. Hoy en día puedes diseñar una web por cuenta propia con tutoriales e incluso los mismos editores te lo facilitan. No obstante, siempre tienes la opción de solicitar los servicios de un programador.

Paso 14: haz publicidad

Existen múltiples formas de promocionar una ponencia, además, si cuentas con figuras importantes el éxito será rotundo. Es aconsejable preparar esto al con 1 año de anticipación, así las personas interesadas reservaran entradas y tiempo. Puedes utilizar la misma web para ello, o crear cuentas oficiales, enviar correos, salir en los periódicos locales e incluso imprimir volantes y distribuirlos en toda la zona.

Paso 15: convoca y acepta las solicitudes para la conferencia

Dependiendo de las ideas publicitarias que implementes, no te olvides de incluir en el material un aviso para solicitar participantes. Con respecto a los requisitos, dependerá en qué contexto se maneje la exposición. Ahora, debes aceptar las solicitudes por medio de un registro, el cual puedes implementar en el sitio web como formato PDF o un pequeño sistema.

Cómo hacer una conferencia convocatorias

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